Olá, seja bem vindo!

Nesse post você irá aprender a como organizar o seu fluxo de trabalho de maneira simples e fácil.

Esse é um post da série Fotógrafo Empreendedor, criada para ajudar os fotógrafos com diversos aspectos empresariais que não deveriam fazer parte de suas atividades cotidianas, o que, no entanto, faz parte da realidade da grande maioria, que, além de fotógrafo, também é empresário.

Cris Dias Fotografia – especialista em Book de Gestante e Ensaio Newborn – Lifestyle em Goiânia/GO.

Autor: Pedro Braz – Ciência da Computação pela UNICAMP, Auditor Federal do Tribunal de Contas da União – TCU, responsável pela administração, marketing, design e tecnologias da Cris Dias Fotografia.

Organizando o Fluxo de Trabalho

Organizar o fluxo de trabalho é essencial para não esquecer de nada do que deve fazer, não pular etapas e evitar atrasos e prejuízos. Quando o número de clientes começa a aumentar, saber o que já foi feito e o que deve ser feito para cada cliente pode se tornar um caos.

A jornada do cliente na Cris Dias Fotografia se inicia quando uma pessoa nos diz que quer nos contratar e pergunta o que deve fazer.

E então nos perguntamos: o que devemos mesmo fazer?

É aí que utilizamos o Kanban, uma metodologia de organização do fluxo de trabalho amplamente utilizada pelas empresas, na qual propõe-se a utilização de cartões (como post-its) em um quadro dividido por colunas, para indicar e acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento do fluxo de trabalho.

Como funciona o Kanban

Para entender o funcionamento do Kanban é preciso conhecer suas três partes principais:

Cartão

O cartão é a menor parte do kanban. No nosso fluxo, cada cartão representa um cliente. Em outros fluxos ele pode representar, por exemplo, uma tarefa ou ação que precisa ser realizada para que o resultado final seja atingido.

Os cartões geralmente são diferenciados por um sistema de cores que podem indicar quem é o responsável pela tarefa, qual o nível de prioridade ou o tipo de tarefa, dependendo das suas necessidades.

Colunas

As colunas representam os status dos cartões. Um kanban geralmente possui três colunas: A Fazer, Em Execução e Feito, mas essas colunas podem mudar de acordo com sua necessidade.  No nosso caso, utilizamos mais colunas, as quais mostraremos mais adiante.

Os cartões são movidos entre as colunas conforme ele caminha no fluxo das atividades, o que dá um panorama geral de onde cada cliente se encontra e o que é preciso ser feito para que ele chegue no resultado final.

Quadro

O quadro nada mais é do que o kanban como um todo, organizado em colunas e cartões. Cada quadro é um kanban e você poderá trabalhar simultaneamente em vários quadros, bem como outras pessoas poderão participar cooperativamente em um quadro seu.

O Kanban serve então para:

  • Gerenciar o fluxo de trabalho e permitir que os gestores tenham uma dimensão do que está sendo produzido e em que ritmo está sendo produzido;
  • Equilibrar os processos que vêm antes e depois, para que uma atividade não seja interrompida pela falta de uma outra que deveria ter sido entregue anteriormente;
  • Limitar a quantidade de trabalho que deve ser realizada pela equipe, respeitando a capacidade produtiva.

Como montar o seu Kanban

Embora seu Kanban possa ser feito com um Quadro Branco, marcadores e post-its, recomendamos a utilização do Trello, um sistema de Kanban simples e fácil de usar e que pode ser acessado de qualquer lugar e que, principalmente, mantém o histórico das alterações realizadas (nada de post-its caídos no chão sem que você saiba onde eles estavam)

Trello – Sistema de Gerenciamento de Kanban

Antes de criar o seu fluxo de trabalho no Trello, precisamos realizar algumas atividades preparatórias.

Passo 1 – Crie uma conta no Trello

Entre em www.trello.com e clique em “Cadastre-se” no canto superior direito ou em “ou crie uma conta”, conforme imagem abaixo.

Preencha seus dados ou clique em “Cadastrar-se com o Google”

Caso não tenha optado por cadastrar-se com o Google, o Trello te enviará um e-mail de confirmação e você precisará acessá-lo e clicar no link de confirmação de e-mail.

Passo 2 – Configurações Iniciais

Na próxima tela, em “e tenho interesse no Trello porque..”, selecione “Produtividade” e clique em “Mergulhar de Cabeça”

Você então será apresentado a alguns quadros que te ajudarão em outras questões de produtividade, como anotações, projetos, tarefas de hoje, tarefas futuras e tarefas concluídas. Clique em “Manter este quadro” caso queira utilizá-lo depois para outras tarefas.

Passo 3 – Criando seu Quadro para o Fluxo Principal

Clique em “Quadros” no canto superior esquerdo. Ao clicar, abrirá uma caixa com os quadros que já possui. Clique em “Criar novo quadro…”

Ao clicar em “Criar novo quadro”, aparecerá uma caixa para nomeá-lo e escolher um tema de fundo. Preencha o nome com “Fluxo de Trabalho” (ou outro que desejar) e escolha um tema do seu gosto, ou simplesmente deixe no padrão.

Parabéns, seu quadro foi criado e se parecerá com o abaixo.

No menu do lado direito você poderá alterar algumas configurações, como, por exemplo, a “Tela de Fundo”. Se não gostou da tela de fundo apresentada (como eu, que prefiro algo mais clean), clique em “Alterar Tela de Fundo”, selecione “Fotos”, escreva “White” e selecione a primeira imagem.

Bem melhor, não é?

Passo 4 – Criando o Fluxo

Agora é a hora de criar, melhorar e organizar os processos contantes do seu fluxo de trabalho.

Para ajudar, irei dar uma sugestão simplificada do fluxo que utilizamos na Cris Dias Fotografia.

1 – Entrada/Cadastro

Essa é a primeira atividade realizada quando o cliente diz que gostaria de fechar um ensaio conosco. Enviamos um e-mail solicitando o pagamento da entrada e o preenchimento de um cadastro, bem como criamos um cartão com o nome dele, que neste caso será o Cliente 1. Ele somente sairá dessa etapa quando tiver realizado o pagamento e o preenchimento do cadastro.

2 – Elaborar Contrato

Ao realizar o pagamento e o preenchimento do cadastro, precisamos elaborar o contrato. Dessa forma, passamos o cartão do cliente para a etapa seguinte, selecionando o cartão do Cliente 1 e o arrastando para a próxima etapa. Ele só sairá dessa etapa após termos elaborado e enviado o contrato.

3 – Aguardando Ensaio

Após elaborado e aprovado o contrato pelo cliente, o cartão é movido para  “Aguardando ensaio”. Até que seja realizado o ensaio não temos mais nada a fazer para esse cliente. Essa é uma etapa crítica que poderá gerar gargalos caso muitos clientes saiam dessa etapa ao mesmo tempo ou muito próximo.

4 – Solicitar Pagamento

Após realizado o ensaio, é necessário enviar o pedido de pagamento. Dependendo do escolhido nós mandamos um e-mail com os dados da conta para depósito/transferência, um link do PagSeguro para pagamento online, ou caso seja de forma presencial, utilizamos a maquininha do SumUp , que possui juros muito menores que os do PagSeguro, mas que, no entanto, não oferece a opção de pagamento online. Em um futuro post falaremos sobre isso, mas nossa recomendação é: use a SumUp para vendas presenciais pela maquininha e o PagSeguro para cobranças online.

5 – Aguardando pagamento

Só realizamos os próximos passos quando houver o pagamento. Nosso prazo começa a contar a partir de então, conforme cláusula contratual.

6 – Selecionando Fotos

Assim que o pagamento for realizado, passamos à seleção das fotos que serão enviadas ao Selpics, o sistema de seleção que utilizamos. Após selecionadas enviamos a galeria pra que o cliente escolha as fotos para tratamento.

7 – Aguardando cliente escolher as fotos

Após enviada a galeria de seleção ao cliente,  aguardamos a finalização da escolha.

8 – Fotos em tratamento

Escolhidas as fotos pelo cliente, iniciamos o tratamento no Adobe Lightroom e Photoshop.

9 – Aguardando aprovação do tratamento

Depois de realizado o tratamento, enviamos as fotos ao cliente pelo Dropbox e aguardamos o cliente aprovar o tratamento realizado.

10 – [Álbum] Em diagramação

Caso o cliente tenha contratado Álbum, passamos a realizar a diagramação.

11 – [Álbum] Aguardando aprovação

Após enviada a prova do álbum, aguardamos a aprovação.

12 – [Álbum] Aguardando Gráfica

Assim que aprovado o álbum, enviamos para a gráfica e aguardamos sua chegada.

13 – Montar pacote

Após estarmos com as fotos tratadas e o álbum em mãos, é hora de montar o pacote.

14 – Entregar pacote

Montado o pacote é necessário entregá-lo, seja em mãos ou por correios.

15 – Processo finalizado:

Com o pacote entregue o processo é finalizado. Movemos então o cartão do cliente para “Processo Finalizado”.  Não apagamos seu cartão pois é preciso manter ou histórico do cliente para prestar o pós-vendas e manter um bom relacionamento.

Outras configurações

Durante todo o processo você poderá clicar no cartão do cliente e adicionar informações complementares.

Etiquetas: podem ser utilizadas para categorizar os serviços que o cliente contratou. No nosso caso, por exemplo, utilizamos o roxo para Ensaio de Gestante e amarelo para Ensaio de Recém-Nascido.

Data Entrega: pode ser utilizado para marcar o prazo da atividade atual ou a data do ensaio, por exemplo.

Descrição: pode ser utilizado para descrever de forma completa o cliente, para fácil referência.

Anexos: aqui você pode anexar o contrato, comprovantes de pagamento e outros documentos.

Comentários: pode ser utilizado para manter rastreabilidade dos eventos: o dia em que ligou, o que conversaram, que dia foi realizado o pagamento, etc..

Checklists: pode ser utilizada para criar checklists de coisas para cada etapa, por exemplo um checklist de coisas a se fazer antes do dia do ensaio.

Power-Ups: power-ups são recursos do Trello Business Class (pago, a partir de US$9,99 mensais) que adicionam inúmeras funcionalidades e expandem ainda mais a utilidade do Trello.

Como se aprofundar

Existem muitas outras funcionalidades no Trello, sobre as quais você pode se aprofundar utilizando a seção de ajuda: https://help.trello.com/?ljs=pt-br

Esperamos que esse guia te seja útil e ajude a melhorar o controle do seu fluxo de trabalho. Aguardo feedback!

E você, já usava o Trello para gerenciar o fluxo de trabalho? O que achou da metodologia? Comente!

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